Per trasferta del lavoratore si intende lo spostamento temporaneo di quest’ultimo dal luogo abituale in cui svolge la sua prestazione ad un altro luogo.

Detto spostamento è solo temporaneo e quindi non viene meno il legame funzionale con il luogo abituale di lavoro. Inoltre, la decisione di mandare il dipendete in trasferta spetta al datore di lavoro e quindi è irrilevante il consenso del lavoratore (Cass. n. 20833 del 15/10/2015).

L’indennità di trasferta

Il lavoratore in trasferta ha diritto, oltre alla normale retribuzione che gli sarebbe spettata se avesse lavorato nella sede abituale, ad una indennità di trasferta diretta a compensare il lavoratore sia per le spese che ha sostenuto sia per il maggior disagio causato a quest’ultimo (c.d. diaria). Secondo la giurisprudenza infatti, l’indennità di trasferta ha natura sia retributiva che risarcitoria.

L’importo di detta indennità è stabilito dai contratti collettivi. La misura dipende di solito dai giorni trascorsi in trasferta dal lavoratore, dall’eventuale rimborso delle spese e dal luogo nel quale il lavoratore viene inviato.

Rimborso delle spese di trasferta

Il lavoratore ha diritto al rimborso di tutte le spese documentate effettivamente sostenute durante la trasferta nell’interesse dell’azienda (alcuni contratti collettivi prevedono il rimborso delle spese in alternativa o in aggiunta alla diaria). I rimborsi spese sono somme che non hanno natura retributiva e quindi non incidono sugli altri elementi della retribuzione.

Rientrano nelle spese rimborsabili quelle sostenute per:

  • viaggio;
  • soggiorno;
  • comunicazioni con l’azienda.

Non sono invece rimborsabili le spese sostenute per motivi personali.

La legge (art. 51 comma 5 del D.P.R. n. 917/1986) prevede 3 diversi sistemi per il calcolo del rimborso delle spese di trasferta:

  • un sistema analitico;
  • un sistema forfettario;
  • un sistema misto.

Rimborso analitico delle spese di trasferta

Per il rimborso analitico o rimborso a piè di lista delle spese è necessario che le stesse siano documentate e analiticamente riassunte in una nota spese, ovvero un modello che riepiloga tutti i costi anticipati dal lavoratore per conto dell’azienda, con indicazione del giorno, del luogo, dell’entità e della natura delle spese sostenute.

L’imponibilità fiscale e contributiva di tali rimborsi varia a seconda del luogo in cui la trasferta viene effettuate.

Infatti, le spese di vitto, alloggio, viaggio o trasporto sostenute al di fuori del territorio comunale o nazionale sono escluse dall’imponibile mentre le ulteriori spese anche non documentate (es. lavanderia, telefono, mance, consumazioni al bar, trasporti pubblici ecc..) sono deducibili fino a 15,49€ al giorno in Italia e fino a 25,82€ al giorno all’estero.

All’interno del territorio comunale invece sono deducibili sono le spese documentate per viaggio e trasporto.

Inoltre, qualora il dipendente in trasferta utilizzi un mezzo di trasporto proprio a diritto ad un’indennità chilometrica calcolata sulla base delle tabelle ACI e che non concorre mai a formare il reddito del lavoratore.

Rimborso forfettario delle spese di trasferta

I rimborsi forfetari rappresentano una indennità prestabilita riconosciuta a prescindere dalle spese effettivamente sostenute dal dipendente. Il dipendente non è tenuto a comprovare la spesa sostenuta, quindi non è necessario compilare la nota spese.

In questo caso le spese sostenute al di fuori del territorio comunale non sono imponibili fino a 46,48€ giornalieri al netto delle spese di viaggio e trasporto e fino a 77,47€ giornalieri per le spese sostenute all’estero. Il datore di lavoro può riconoscere al dipendente anche importi superiori (o inferiori) rispetto a quelli previsti con la sola conseguenza che nel primo caso (importi superiori) la differenza tra l’importo erogato e il limite di esenzione dovrà essere assoggettato a tassazione nella busta paga del dipendente nel mese di percepimento.

L’indennizzo che viene erogato al dipendente è relativo ad eventuali spese per il vitto e per l’alloggio, mentre le spese di viaggio e trasporto sono sempre esenti e corrisposti in aggiunta all’indennità forfettaria, purché siano analiticamente documentati.

Rimborso delle spese di trasferta con sistema misto

Il sistema di rimborso spese misto rappresenta una soluzione intermedia tra il sistema analitico e quello forfettario, in quanto prevede che venga corrisposto oltre al rimborso analitico delle spese di vitto ed alloggio anche un’indennità di trasferta.

In particolare, nel caso di rimborso analitico sia delle spese di vitto che di quelle di alloggio è possibile che il datore di lavoro riconosca in aggiunta un’indennità di trasferta forfettaria esente da tassazione nel limite di euro 30,99 al giorno per le trasferte in Italia ed euro 51,65 in caso di trasferte all’estero (si tratta di un’indennità forfetaria pari a 2/3 di quella prevista dal metodo di rimborso forfettario).

Oppure nel caso di rimborso analitico delle spese alloggio, ovvero quelle di vitto, o di alloggio o vitto fornito gratuitamente, è possibile che il datore di lavoro riconosca in agg