Buste paga in outsourcing. Quando conviene esternalizzare questa attività

Quando conviene elaborare le buste paga internamente in azienda e quando conviene invece affidare il servizio di elaborazione paghe in outsourcing? È una domanda comune tra gli imprenditori delle piccole e medie imprese. La risposta è, come sempre nella vita… DIPENDE.
Prima di procedere ad elencare i punti salienti da valutare per prendere tale decisione diamo innanzitutto una definizione precisa di cosa intendiamo con “elaborazione paghe in outsourcing”.

Con tale combinazione di parole intendiamo l’affidamento ad un professionista, o ad una società esterna all’azienda, del calcolo e delle elaborazioni delle buste paga dei dipendenti e dei relativi contributi previdenziali (ad esempio Uniemens), assistenziali (ad esempio autoliquidazione Inail) ed infine delle relative dichiarazioni annuali come la Certificazione Unica ed il modello 770.

Con l’elaborazione paghe in outsourcing non si intende invece tutta la parte riguardante la consulenza del lavoro per la corretta applicazione delle norme del diritto del lavoro e quindi della gestione ed amministrazione del personale.
Fatta questa doverosa precisazione vediamo quali sono gli aspetti che deve valutare l’imprenditore per decidere se affidare il servizio di elaborazione paghe a terzi o tenerlo all’interno della propria azienda. I principali fattori da tenere in considerazione sono pertanto due:

• La dimensione dell’azienda
• Il personale interno

1. Le dimensioni dell’azienda

Iniziamo subito con il dire che se l’azienda ha in organico meno di 15 dipendenti non ha senso procedere alla elaborazione delle paghe al proprio interno. Questo perché sicuramente i costi dei software gestionali e dell’addetto all’elaborazione sarebbero maggiori rispetto al costo di affidamento di tale servizio in outsourcing.

Quando invece l’azienda supera i 15 dipendenti, o meglio ancora, inizia ad essere composta da più di 20-25, deve valutare più attentamente la questione per prendere la giusta decisione in quanto i costi sostenuti potrebbero essere simili o addirittura inferiori rispetto all’esternalizzazione del servizio ad un terzo. A questo punto l’imprenditore deve valutare se ha il personale interno sufficientemente preparato e formato per adempiere in maniere ottimale a tale funzione.

2. Le competenze delle risorse interne

Le competenze per elaborare i cedolini paga di una azienda non sono difficilissime da ottenere, ma neppure scontate. Il personale addetto deve essere sicuramente paziente e preciso, deve formarsi tramite appositi manuali, frequentare master o aver avuto esperienze presso studi professionali per un certo periodo di tempo.

La precisione in questo settore è molto importante, piccoli errori nelle dichiarazioni potrebbero portare l’azienda ad incorrere in pesanti sanzioni ed in perdite di tempo consistenti (e quindi costi del lavoro) per rimettere le cose a posto.

Dunque, se all’interno dell’azienda vi sono risorse con profili giuridico economico, potrebbe essere il caso di non esternalizzare il servizio, ma manternerlo al proprio interno.

In conclusione. Quando affidare il servizio di elaborazione paghe in outsourcing?

Per prendere tale decisione bisogna sicuramente considerare tutti i costi e benefici delle varie possibilità. Certamente la cosa più saggia da fare è capire che chi elabora le paghe e i contributi di una azienda deve comunque stare a stretto contatto l’esperto di diritto del lavoro (Consulente del Lavoro, Avvocato Giuslavorista, Laureato in Giurisprudenza esperto in Diritto del Lavoro…).

Infine è doveroso ricordare che quando questo servizio è affidato all’esterno solo i professionisti abilitati possono curare anche l’amministrazione del personale intesa come corretta applicazione delle regole derivanti dal diritto del lavoro e della legislazione sociale.

Infine è doveroso ricordare che quando questo servizio è affidato all’esterno solo i professionisti abilitati possono curare anche l’amministrazione del personale intesa come corretta applicazione delle regole derivanti dal diritto del lavoro e della legislazione sociale, pertanto i centri di elaborazione dati posso curare esclusivamente l’elaborazione delle paghe e dei contributi.